Wie Sie ergebnisorientierte Online-Meetings planen und durchführen

Thema auswählen, Ziele festlegen, Teilnehmer einladen und Vereinbarungen schriftlich festhalten – das sind die vier wichtigen Voraussetzungen, um ein Online-Meeting zum Erfolg zu führen.

Doch viel zu oft vergeuden Teilnehmende sinnlose und wertvolle Arbeitszeit. Es wird alles zerredet und es kommt nichts dabei heraus!

Meetings sind Zeitfresser

Viele klagen über sinnlose und leidlich vorbereitete Online-Meetings in denen viele anwesend sind, aber wenig herauskommt. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Meistens sind sie:

• schlecht vorbereitet
• schlecht moderiert
• Ziele sind nicht formuliert
• eine Tagesordnung fehlt
• Ergebnisse werden nicht festgehalten.

Typische Symptome schlechter oder unnötiger Besprechungen sind:

• Das Meeting fängt nicht pünktlich an, weil Teilnehmer später kommen und die anderen warten lassen.
• Der Teamleiter hält lange Monologe, erteilt Anweisungen und bügelt konstruktive Anregungen ab.
• Die Teilnehmer informieren über eigene Projekte, die für die anderen unrelevant sind oder informieren über Themen vom letzten Projektbericht.
• Keiner beachtet die Zeit, da es keine Tagesordnung und klaren Besprechungsziele gibt.
• Es wird nichts protokolliert oder visualisiert.
• Am Ende sind alle schnell weg, weil das nächste Meeting ansteht. Es werden noch schnell ein paar Punkte angerissen, nichts geklärt und auf das nächste Meeting verschoben.
• Ein Ergebnis-Protokoll gibt es nicht.

Besprechungen sind wichtig!

Denn sie sind Grundlage für den Teamerfolg. Gut geführte Besprechungen intensivieren die Kommunikation, stärken die Beziehungen und führen zu besseren Entscheidungen.

Was gute Online-Meetings ausmacht

Als Online-Moderator beachten sie folgende Tipps, damit Ihre Online-Meetings erfolgreich und effektiv sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Team an einer positiven Besprechungskulturund beachten Sie dieSach-und Beziehungsebenegleichwertig.

Tipp zur Vorgehensweise:

Klären Sie vor jedem Online-Meeting die Inhalte sowie die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.

Stellen Sie diese 5 W-Fragen:

1. Was ist der Anlass des Online-Meetings?
2. Warum müssen wir zusammenkommen?
3. Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen?
4. Wer muss dabei sein?
5. Wer muss außerdem informiert werden?

Wenn diese Fragen geklärt sind, werden die folgenden Aufgaben fällig:

1. Erstellen Sie eine Agenda.
2. Untergliedern Sie Inhalte und Themen in einzelne Tagesordnungspunkte (TOPs) und hinterlegen diese mit Zeitplan, incl. Beginn und Ende des Online-Meetings.
3. Klären Sie, in welchem System (Zoom, Teams, vitero, BigBluButton, etc.) das Online-Meeting stattfinden soll und ob alle Teilnehmende die techn. Voraussetzungen erfüllen.
4. Laden Sie Ihre Teilnehmer ein und bitten um Rückmeldung, ob die Teilnahme funktioniert bzw. ob es Fragen zum Login gibt?
5. Laden sie vorab zu einem Technik-Check ein.
6. Starten und enden Sie pünktlich.
7. Offene Fragen werden (über ein Forum oder im Chat) gesammelt und zur Beantwortung auf den nächsten vereinbarten Termin verschoben.
8. Vermeiden Sie Störungen und binden Sie die Teilnehmenden aktiv mit ein.
9. Klären Sie zu Beginn, wer Protokoll schreibt
10. Visualisieren Sie die wichtigsten Ergebnisse mit.
11. Unterbrechen Sie Vielredner – Motivieren Sie die Schweiger.
12. Für Besprechungen gilt immer der folgende Ablauf:
    1. Fragen
    2. Zuhören
    3. Klären
    4. Festhalten

    13. Verteilen Sie am Ende ein mitvisualisiertes Protokoll.

Fragen zur Eigenreflexion: Ergebnisorientierte Online-Meetings erzielen

Anlass

• Die Besprechung ist wichtig, weil …

• Das Ziel der Besprechung ist … 

Teilnehmer

• Damit das Ziel erreicht wird, muss dabei sein …

• Diese Personen muss ich außerdem einladen oder informieren: …

 Inhalte

• Diese Inhalte müssen wir besprechen: …

• Das sind die TOPs der Tagesordnung: …

• Darauf stehen auch: Thema, Ziele, Termin, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Kontakt …

Wir achten auf

• Wir beginnen und enden pünktlich!

• Es gilt: (1) Fragen (2) Zuhören (3) Klären (4) Festhalten

• Jeder spricht kurz, knapp und zur Sache!

• Wir vermeiden diese Störungen: …

 Organisation

• Technische Voraussetzungen sind … 

• Moderation und Protokollführung übernehmen: …

• Protokoll und Maßnahmenplan werden erstellt bis …