Nein sagen und Grenzen setzen

Auf Abstand gehen und klare Grenzen setzen (z.B. im techn. Kundenservice) scheint für viele Techniker*innen eine Hürde zu sein. Was treibt uns dazu, immer wieder ein JA aus dem Mund fallen zu lassen? Was hält uns davon ab, früher Grenzen zu setzen?

Eine der negativen Auswirkungen vom Ja-Sagen ist, anderen Menschen generell mehr Priorität zuzuwenden als sich. Menschen, die anderen gefallen wollen, dürsten nicht selten nach Bestätigung von außen. Ihr Sicherheitsgefühl und ihr Selbstbewusstsein entstehen hauptsächlich aus Bestätigung und Zustimmung von anderen. Im Kern ist es wahrscheinlich, dass diesen Menschen das Vertrauen in sich und die eigenen Fähigkeiten fehlt.

Oft ist die Sorge um die Meinung anderer, die Angst vor Missbilligung, vor Ablehnung groß. Und dem Erwartungsdruck, dem man sich durch diese negativen Gedanken aussetzt, ist gleich groß. Nicht nur läuft man Gefahr, viel mehr zu tun und seine Kräfte an der falschen Stelle einzusetzen, die Früchte der Arbeit werden voraussichtlich ebenso wenig die erwarteten sein.

Bevor es so weit kommt, nachfolgend 10 Tipps, wie sie nein sagen, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.

1. Setzen Sie prioritäten

Dieser Satz zieht sich durch das Leben eines jeden Menschen. Wenn Sie wissen, was Sie wollen und Ihre Prioritäten kennen, Ihre Werte bewusst im Kopf haben und sich sicher sind, für was Sie stehen und für was nicht, dann hilft Ihnen das gewaltig beim Nein-Sagen. Sie haben keine Schuldgefühle, wenn Sie an Aktivitäten festhalten, die Sie für wichtig erachten. Erst recht nicht, wenn Sie Dinge ablehnen, die nicht zielführend sind und ablenken.

Dazu die Frage: Was ist Ihnen wichtig? Denken Sie daran: Sagen Sie Nein zu etwas, das Sie nicht wollen, sagen Sie gleichzeitig Ja zu dem, das Sie wollen. Und sei es zur infolgedessen gewonnenen Zeit – für sich und das Unternehmen für das Sie tätig sind.

2. Verzögern Sie die Antwort

Überrumpelt zu werden, ist die größte Schwäche im Bereich des Nein-Sagens. Kurz nach der Antwort ärgern wir uns und denken oft: “Es wäre besser gewesen, noch darüber nachzudenken.” Folgende Fragen können helfen, bevor Sie antworten: Habe ich die Zeit, das zusätzlich zu tun? Was fällt dafür hinten runter? Unter wie viel Druck setze ich mich und meine Kollegen damit? Benötigt die Person eine sofortige Antwort, ist es besser, wenn die Standardantwort zuerst Nein ist. Das können Sie später einfacher ändern als ein Ja.

3. Kommunizieren Sie Grenzen

Nicht nur zeitliche Ressourcen sind begrenzt, sondern ebenfalls unsere emotionalen und physischen. Geben Sie klar an, was Sie bereit sind zu tun (und bis wann) und kommunizieren Sie das. Das macht es für jeden leichter, sich darauf einzustellen. Und je klarer Sie die Grenzen ziehen, desto einfacher ist es, sein versprochenes Engagement einzuhalten und – wenn das passieren sollte – dem Gegenüber zu sagen, dass er Grenzen überschritten hat.

4. Machen Sie ein Gegenangebot

Eventuell mögen Sie einen Teil der Aufgabe nicht, um dessen Erledigung Sie jemand bittet. Dann können Sie gut einen Gegenvorschlag machen. Entweder in Form einer anderen Sache, mit der Sie Ihrem Gegenüber helfen können oder dem Teil, den Sie an der Aufgabe mögen. Vielleicht schreiben Sie ungerne Gutachten, haben aber mit dem Korrekturlesen gar keine Schwierigkeiten. Sie zeigen damit Interesse, ziehen aber gleichzeitig eine Grenze.

5. Widerstehen Sie dem Lob

Sätze wie “Du kennst dich doch immer so gut mit ___ aus! Könntest du das noch mal für mich machen?” sind erste Anzeichen, dass jemand sich nicht die Mühe macht, schlauer zu werden, sondern Sie ausnutzt. Honig um’s Maul geschmiert zu bekommen, tut gut, ist aber gefährlich.

6. Visuelle Helfer erleichtern die Erinnerung

Wenn Sie – wie viele Menschen – ein visueller Typ sind, helfen bildliche Erinnerungen: “Nein!” wäre ein zwar plattes, doch starkes Schildchen, das an Ihrem Servicekoffer klebt und daran erinnert, welche Fähigkeit Sie gerade lernen. Und wenn eine Kollegin oder Kundin Sie danach fragt, können Sie schön den Spannungsbogen aufbauen und mit einem Schmunzeln “Das wirst du bestimmt bald erfahren!” antworten…

7. Kleine Schritte bringen das Ziel näher

Anfangs mag es sich noch unangenehm anfühlen, wenn man das NEIN über die Lippen bringt. Doch jede Gewohnheit, jede Fähigkeit fängt klein an und ist wie das Vokabellernen für eine Fremdsprache: aus Wörtern werden Sätze und bald können Sie sich wunderbar verständlich machen.

8. Beten Sie keine Entschuldigungen runter

Das macht Ihre Position schwach. Je mehr Entschuldigungen Sie hervorbringen, desto mehr Angriffsfläche geben Sie Ihrem Gegenüber für erneute Versuche und Bitten.

9. Es geht einfacher, als man denkt

Oft überlegt man sich die schlimmsten Dinge, die ein anderer über einen denken wird, wenn man nicht tut, um was er bittet. Tauschen Sie gedanklich die Seiten: Was denken Sie über Menschen, die Ihnen ein klares “Ich kann leider nicht.” entgegenbringen? Zuerst sind Sie möglicherweise gekränkt, vielleicht sogar sauer. Aber am Ende bewundern Sie die Stärke, nein sagen zu können.

10. Halten Sie Ihre Erfolge fest

Sind Sie jemand, der gerne sein Licht unter den Scheffel stellt, was er erreicht hat? Sie werden sich wundern, denn viele Menschen und besonders Frauen tendieren dazu, ihre Erfolge als unverdient anzusehen. Um dem entgegenzuwirken, bietet sich ein Erfolgstagebuch an. Wie oft NEIN gesagt? Wie hat der Kunde reagiert? Welche Art des NEIN-Sagens war erfolgreich? schreiben Sie es auf – und lernen Sie aus den Erfahrungen im Umgang mit einem NEIN!

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Wiebke Wetzel hat mehr als 8 Jahre Erfahrung als Mitarbeiterin und Führungskraft im Technischen Support. Heute trainiert sie Service-Teams in allen Service -relevanten Themen.

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